Существовавшая на протяжении многих столетий система документооборота основывается на бумажных документах. Технический прогресс отражался только на способе их создания – от рукописного варианта до использования персональных компьютеров. В результате в организациях накапливаются архивные горы, которые порой занимают целые этажи. При этом затрудняется поиск нужного документа.
Необходимость кардинального изменения системы продиктована не только увеличением объемов документов, но и зависимостью успеха организации от принятия решений руководством в максимально кратчайшие сроки. Все больше организаций и государственных учреждений переходят на электронный документооборот.
Преимущества использования СЭД очевидны:
- создание электронного архива, который не требует большого помещения;
- оптимизируется система поиска нужного документа;
- сокращается время на согласование документа в больших организациях, особенно госучреждениях;
- прозрачность этапов прохождения документа способствует повышению ответственности исполнителей всех уровней, что, в свою очередь, положительно влияет на экономический результат деятельности организации;
- с введением электронной цифровой подписи документы в СЭД приобретают юридическую силу, отпадает необходимость рассылать клиентам пакеты с письмами и договорами.
Несмотря на неоспоримые преимущества СЭД, ее внедрение не всегда проходит гладко.
Зачастую сами руководители тормозят переход на электронный документооборот. Некоторые руководители, особенно старой закалки, предпочитают общаться с сотрудниками напрямую, другие опасаются появления прозрачности своей деятельности, третьи не видят экономической выгоды при вложении большого объема затрат на установку системы. Но даже если руководитель готов к внедрению электронного документооборота и осознает его необходимость, часто тормозят процесс препятствия объективного и субъективного характера.
Завести в тупик может в первую очередь человеческий фактор. Внедрение СЭД должно охватывать все рабочие места, связанные с созданием, хранением и отправкой документов. В противном случае эффективность будет либо минимальной, либо ее вообще не будет. Не весь коллектив организации с энтузиазмом воспринимает такие глобальные нововведения. Кто-то не хочет менять устоявшийся ритм, другие не желают переобучаться.
Руководитель в такой ситуации может повести жесткую политику – желающих получить работу много. Чтобы сохранить коллектив и обеспечить полный переход на электронный документооборот политика руководства должна быть последовательной и гибкой:
- внедрять СЭД постепенно. Начать с организации электронной переписки, затем создать внутренний интранет-сервер. Эти мероприятия позволят постепенно приучить людей к поиску в электронном архиве, чтению документов с монитора;
- сформировать в коллективе заинтересованную продвинутую группу, которая поддержит нововведение и поможет другим сотрудникам в случае затруднений;
- обучение сотрудников должны проводить специалисты, хорошо разбирающиеся в этой системе, которые могут рассказать обо всех нюансах.
Объективными факторами, тормозящими внедрение системы, являются:
- постоянно меняющаяся структура организации. В этом случае СЭД может быть внедрена частично. Например, создание электронного архива позволит сократить временные затраты при передаче документов из одного подразделения в другое, когда меняется их функционал, обеспечить удаленный доступ к документам. На последующих этапах СЭД может быть применена относительно отдельных структурных подразделений. Организуя СЭД в неформализованной организации, нужно выбирать компании для установки СЭД, ориентированные на долгосрочную работу;
- отсутствие финансовых средств. Конечно, установка СЭД это удовольствие дорогое, помимо программного обеспечения, обслуживания, придется еще и заменить некоторые компьютеры – их мощность и технические характеристики должны быть способны работать с системой без сбоев и зависаний. Как и когда будут возмещены эти затраты? Во-первых, – экономия на расходных материалах (бумага, заправка принтеров и т. д.), оплате почтовых и курьерских услуг, содержании бумажного архива. Во-вторых, повышение исполнительской дисциплины, прозрачность принимаемых решений, возможность отслеживать этапы прохождения документа в конечном счете принесут дополнительную прибыль.
В заключение следует отметить, что преодоление возникающих при внедрении электронного документооборота препятствий, принесет организации ощутимые преимущества в оптимизации и ускорении бизнес-процессов. Внедрение межведомственного электронного документооборота – следующий этап в развитии делопроизводства.